Księgowy wyjaśnia – czy można skrócić okres przechowywania dokumentacji pracowniczej ?

Do tej pory pracodawca musiał przechowywać akta pracownicze przez okres 50 lat licząc od zakończenia stosunku pracy. Obecnie wskutek nowelizacji kodeksu pracy okres ten wynosi 10 lat.

Czyli wszystko jasne, prawda?

Absolutnie nie.

Żebyś nie miał za lekko czytając ten artykuł, pozwól, że wyjaśnię.

Akta osobowe pracowników, którzy rozpoczęli pracę przed 2019 rokiem pracodawca przechowuje przez niezmieniony okres, tj. przez 50 lat. Akta osobowe dla pracowników, którzy rozpoczęli pracę w 2019 roku i ją zakończyli okres przechowywania akt pracowniczych wynosi 10 lat.

Dlaczego tak jest?

Otóż w przypadku rozwiązania umowy o pracę z pracownikiem, przedsiębiorca od 2019 roku w programie Płatnik będzie przekazywał do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych na druku ZWUA dodatkowe informacje, których do tej pory nie trzeba było przekazywać. Zmieni się również formularz ZUS DRA (w części II). To pozwoli na skrócenie przechowywania dokumentów, gdyż część informacji ZUS już otrzyma elektronicznie od pracodawcy w programie Płatnik.

Czy można skrócić okres przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat?

Jeśli nasunęło Ci się takie pytanie, to spieszę z krótką, treściwą i jednoznaczną odpowiedzią. Otóż,… tak.

Jeśli chciałbyś się dowiedzieć jak to zrobić, to tutaj tak optymistycznej, prostej odpowiedzi nie mam. Najprostsza odpowiedź brzmi – idź z tym do księgowej, biura rachunkowego, albo na przykład przyjdź do nas.

Jeśli chcesz to zrobić samodzielnie, musisz uzbroić się w cierpliwość, hektolitry kawy, a osoby o słabych nerwach może i powinny zaopatrzyć się w napoje „procentowe”.

Jeśli przedsiębiorca chce skrócić okres przechowywania akt osobowych musi złożyć do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych. Następnie musi złożyć raporty informaccyjne ZUS RIA za wszystkich pracowników zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 r do 31 grudnia 2018 r..

W raporcie ZUS RIA wykazuje się przychody wypłacone pracownikowi, które są konieczne do wyliczenia podstawy wymiaru emerytury bądź renty oraz okresy wykonywania pracy i wymiar czasu pracy, a także datę i sposób rozwiązania umowy o pracę.

Jeśli masz czass i siłę do takich rzeczy działaj śmiało. Jeśli kwestie papierkowe Cię irytują przyjdź z tym do nas.

Warto też zastanowić się nad kosztem alternatywnym. Zadaj sobie pytanie ile czasu potrzebujesz na czynności administracyjne, księgowe, biurowe, następnie ile kosztuje taka usługa w biurze rachunkowym. Porównaj tą cenę z przychodem jaki możesz uzyskać w czasie jaki poświęcasz na biurokracje. Jeśli bardziej opłaca Ci się zrobić to samemu – działaj, jeśli natomiast okaże się, iż w tym czasie biuro rachunkowe będzie obsługiwało sprawy biurokratyczne, a Ty za ten czas zajmując się swoją działalnością zarobisz więcej i po opłaceniu usług biura rachunkowego wyjdziesz na tym na plusie – to nie zastanawiaj się przekaż kwestie biurokratyczne do specjalistów w tej dziedzinie, zajmij się swoją działalnością, a i tak wyjdziesz na tym finansowo lepiej. Pamiętaj – koszt alternatywny i „święty spokój” w gratisie 🙂

Leave a Reply