Do tej pory pracodawca musiał przechowywać akta pracownicze przez
okres 50 lat licząc od zakończenia stosunku pracy. Obecnie wskutek
nowelizacji kodeksu pracy okres ten wynosi 10 lat.
Czyli wszystko
jasne, prawda?
Absolutnie nie.
Żebyś nie miał za
lekko czytając ten artykuł, pozwól, że wyjaśnię.
Akta osobowe
pracowników, którzy rozpoczęli pracę przed 2019 rokiem pracodawca
przechowuje przez niezmieniony okres, tj. przez 50 lat. Akta osobowe
dla pracowników, którzy rozpoczęli pracę w 2019 roku i ją
zakończyli okres przechowywania akt pracowniczych wynosi 10 lat.
Dlaczego tak jest?
Otóż w przypadku
rozwiązania umowy o pracę z pracownikiem, przedsiębiorca od 2019
roku w programie Płatnik będzie przekazywał do Zakładu
Ubezpieczeń Społecznych na druku ZWUA dodatkowe informacje, których
do tej pory nie trzeba było przekazywać. Zmieni się również
formularz ZUS DRA (w części II). To pozwoli na skrócenie
przechowywania dokumentów, gdyż część informacji ZUS już
otrzyma elektronicznie od pracodawcy w programie Płatnik.
Czy można skrócić
okres przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat?
Jeśli nasunęło Ci
się takie pytanie, to spieszę z krótką, treściwą i jednoznaczną
odpowiedzią. Otóż,… tak.
Jeśli chciałbyś
się dowiedzieć jak to zrobić, to tutaj tak optymistycznej, prostej
odpowiedzi nie mam. Najprostsza odpowiedź brzmi – idź z tym do
księgowej, biura rachunkowego, albo na przykład przyjdź do nas.
Jeśli chcesz to
zrobić samodzielnie, musisz uzbroić się w cierpliwość,
hektolitry kawy, a osoby o słabych nerwach może i powinny
zaopatrzyć się w napoje „procentowe”.
Jeśli
przedsiębiorca chce skrócić okres przechowywania akt osobowych
musi złożyć do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oświadczenie o
zamiarze przekazania raportów informacyjnych. Następnie musi złożyć
raporty informaccyjne ZUS RIA za wszystkich pracowników
zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 r do 31 grudnia 2018 r..
W raporcie ZUS RIA
wykazuje się przychody wypłacone pracownikowi, które są konieczne
do wyliczenia podstawy wymiaru emerytury bądź renty oraz okresy
wykonywania pracy i wymiar czasu pracy, a także datę i sposób
rozwiązania umowy o pracę.
Jeśli masz czass i
siłę do takich rzeczy działaj śmiało. Jeśli kwestie papierkowe
Cię irytują przyjdź z tym do nas.
Warto też
zastanowić się nad kosztem alternatywnym. Zadaj sobie pytanie ile
czasu potrzebujesz na czynności administracyjne, księgowe, biurowe,
następnie ile kosztuje taka usługa w biurze rachunkowym. Porównaj
tą cenę z przychodem jaki możesz uzyskać w czasie jaki poświęcasz
na biurokracje. Jeśli bardziej opłaca Ci się zrobić to samemu –
działaj, jeśli natomiast okaże się, iż w tym czasie biuro
rachunkowe będzie obsługiwało sprawy biurokratyczne, a Ty za ten
czas zajmując się swoją działalnością zarobisz więcej i po
opłaceniu usług biura rachunkowego wyjdziesz na tym na plusie –
to nie zastanawiaj się przekaż kwestie biurokratyczne do
specjalistów w tej dziedzinie, zajmij się swoją działalnością,
a i tak wyjdziesz na tym finansowo lepiej. Pamiętaj – koszt
alternatywny i „święty spokój” w gratisie 🙂
