Istnieją dwa sposoby ewidencji kosztów w podatkowej księdze
przychodów i rozchodów. Koszty możemy księgować wg metody tzw.
„kasowej” (uproszczonej) lub memoriałowej.
Metoda kasowa
ujmowania kosztów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów
polega na tym, iż koszty ujmowane są w dacie ich poniesienia, czyli
zgodnie z art. 22 ust. 4 i ust. 6B ustawy o podatku dochodowym od
osób fizycznych, tj. w dacie wystawienia dowodu stanowiącego
podstawę do ujęcia kosztu w księdze podatkowej.
W metodzie
memoriałowej trzeba rozgraniczyć sobie rodzaje kosztów na
bezpośrednie i pośrednie. Koszty bezpośrednie to te, które
bezpośrednio związane są z przychodem. Na przykład koszt
zakupionego towaru. Koszty pośrednie to np. koszty najmu lokalu,
obsługi księgowej, usług telekomunikacyjnych. Koszty bezpośrednie
księgowane są w roku podatkowym, w którym uzyskano odpowiadające
tym kosztom przychody (tzn. zakupiony towar ujęty będzie w kosztach
wtedy gdy uzyskam przychód z jego sprzedaży).
Koszty pośrednie w
dacie ich poniesienia. Jeżeli jednak koszty pośrednie wykraczają
poza rok podatkowy (np. usługi telefoniczne za okres od 15 grudnia
2018 do 14 stycznia 2019 r.) to wówczas w danym roku podatkowym ujmę
tylko te koszty, które proporcjonalnie dotyczą danego roku
podatkowego. Tak więc z faktury za usługi telefoniczne za okres od
15 grudnia 2018 r do 14 stycznia 2019 r. w koszty roku 2018 ujmę
proporcjonalnie tylko tą część, która dotyczy okresu od 15
grudnia do 31 grudnia 2018 r.
Z reguły w kwestii
księgowania kosztów w podatkowej księdze prościej jest stosować
metodę kasową (uproszczoną), niż metodę memoriałową.
