Jak długo przechowywać akta pracownicze

Jak długo trzeba przechowywać akta pracownicze

Od 1 stycznia 2019 r. obowiązuje ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.  Dz.U. Z 2018 r. poz. 357.

Od 2019 r. akta osobowe wszystkich nowo zatrudnianych pracowników pracodawca będzie przechowywał w formie papierowej lub elektronicznej przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub skończyła się umowa zlecenie.

Natomiast akta pracowników zatrudnionych przed 2019 rokiem należy przechowywać na “starych zasadach”, tj. przez okres 50 lat. Można ten okres jednak skrócić, pod pewnymi warunkami.
Przedsiębiorca przesyła do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych ZUS OSW. W oświadczeniu tym zobowiązuje się, że przekaże raporty informacyjne ZUS RIA za wszystkich swoich ubezpieczonych w okresie od 1999 do 2018 r. oraz przekaże do ZUSu raporty ZUS RIA.

W przypadku wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wyda pracownikwi informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej po zakończeniu okresu przechowywania przez pracodawcę. Pracodawca wyda też informację o zniszczeniu dokumentacji w przypadku gdy pracownik po zakończeniu okresu przechowywania akt osobowych przez pracodawcę nie odbierze swoich akt.

Podsumowując: Akta osobowe przechowywane będą przez okres 10 lat. Natomiast akta pracowników zatrudnionych przed 2019 rokiem również można będzie przechowywać 10 zamiast 50 lat pod warunkami o których mowa wcześniej.

Po upływie 10 lat od zakończenia stosunku pracy pracownik będzie mógł odebrać sobie swoje akta osobowe od pracodawcy (zostanie o tym powiadomiony pismenie). Jeśli ich nie odbierze akta te zostaną przez pracodawcę zniszczone.